Font Size

SCREEN

Profile

Layout

Menu Style

Cpanel

การประชุมระบบ E-meeting

งานบริหารทั่วไป

หน่วยประชุม พิธีการ ศิลปวัฒนธรรม และเลขานุการผู้บริหาร 

การประชุม ระบบ E-meeting

๑.   ก่อนการประชุม

กำหนดวันเวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุม

จัดทำวาระการประชุม

เวียนแจ้งขอส่งวาระการประชุม

รวบรวมวาระและเอกสารประกอบ

เสนอผู้บริหารตรวจระเบียบวาระ

      ส่งหนังสือเชิญประชุมและวาระโดยส่งทาง E-mail

หนังสือเชิญประชุม

วาระการประชุม

เอกสารประกอบการประชุม

รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา

-  สำเนาถึง เลขานุการภาควิชา เลขานุการคณะ และเลขานุการผู้บริหาร

      การเตรียมส่วนที่เกี่ยวข้องในด้านต่างๆ

จองห้องประชุม

จัดทำบันทึกแจ้งกำหนดการประชุม และขอให้จัดส่งวาระการประชุมทาง E-mail

เตรียมความพร้อมของอุปกรณ์โสต ได้แก่ เครื่องบันทึกเสียง, surface, ไมโครโฟน, จอ LED

จัดทำบันทึกขออนุมัติอาหารว่าง อาหารกลางวัน

จัดทำบันทึกยืมค่าเบี้ยประชุม

จัดเตรียมเอกสารสำหรับลงนามรับเบี้ยประชุม

จัดเตรียมข้อมูลนำเสนอในรูปแบบ power point

นำข้อมูลของการประชุมทั้งหมดลงในระบบ E-meeting

- ปรับรูปแบบตัวอักษรของข้อมูลระเบียบวาระทั้งหมดให้เป็น Angsana New เท่านั้น โดยไม่สัญลักษณ์หรือเครื่องหมายต่าง ๆ แทรก

- เข้าระบบ E-meeting ในส่วนของ Admin ผ่าน username และ password

- บรรจุวาระการประชุมลงในระบบ

- Upload เอกสารประกอบการประชุมทั้งหมดลงในระบบ

- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด

- โทรศัพท์เตือนเลขาภาควิชา และเลขาผู้บริหารเพื่อเตือนประชุม

- วางป้ายชื่อกรรมการให้ถูกต้อง โดยเรียงลำดับตามพยัญชนะ

- วางน้ำดื่มและแก้วน้ำให้เรียบร้อย

การส่งสรุปวาระการประชุมให้ประธาน และผู้ที่เกี่ยวข้อง

๒.  ระหว่างการประชุม

      กรรมการลงนามรับเบี้ยประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมลงชื่อเข้าร่วมประชุม

      นำเสนอข้อมูลตามวาระการประชุม

      บริการอาหารว่างให้แก่คณะกรรมการ ผู้เข้าร่วมประชุม

      บันทึกการประชุม

      กรณีที่มีการมอบรางวัลหรือแสดงความยินดีกับผู้ที่ได้รางวัลต่าง ๆ

- จัดทำบันทึกเชิญ และแจ้งกำหนดวัน เวลา สถานที่

- จัดเตรียมของสำหรับแสดงความยินดีหรือแสดงความขอบคุณในโอกาสต่าง ๆ

- ประสานแจ้งช่างภาพ เพื่อบันทึกภาพ (กรณีที่ช่างภาพมาไม่ทันเวลา จะมีกล้องสำรอง เช่น มือถือ)

      กรณีที่กรรมการไม่ส่งวาระการประชุมตามกำหนดเวลา

ติดต่อผู้บริหารที่รับผิดชอบในแต่ละด้าน เพื่อให้ส่งวาระการประชุม โดย

   ๑. ส่ง E-mail แจ้ง

   ๒. ขอเลขานุการแจ้งเตือน

   3. การขอเข้าพบโดยตรง

      กรณีที่มีการเสนอวาระหรือข้อมูลเพิ่มเติมก่อนการประชุมเพียงเล็กน้อย

แจ้งประธานให้ทราบ

- เพิ่มเติมวาระหรือข้อมูลลงในระบบ E-meeting กรณีที่สามารถทำได้ทันเวลา

- หากไม่ทัน ให้ผู้นำเสนอแจ้งกับที่ประชุมว่าเป็นเรื่องเพิ่มเติมจากระเบียบวาระ

      กรณีที่เครื่อง Surface มีปัญหาในการใช้งานในระหว่างการประชุม

- เจ้าหน้าที่ตรวจสอบปัญหาเบื้องต้น

- หากไม่สามารถแก้ไขได้ แจ้งเจ้าหน้าที่สารสนเทศเพื่อแก้ไข

๓.       หลังการประชุม

- ทำบันทึกแจ้งมติที่ประชุมส่งให้ผู้ที่เสนอวาระประชุม เพื่อนำไปดำเนินการต่อ

- จัดทำรายงานการประชุม

จัดทำบันทึกที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ คืนเงินยืมค่าเบี้ยประชุม บันทึกเบิกค่าเบี้ยประชุม ส่งบันทึกอนุมัติ อาหารกลางวัน อาหารว่างให้โภชนาการ

การตรวจสอบความถูกต้องของรายงานการประชุม

- เพื่อให้รายงานการประชุมถูกต้อง ครบถ้วน ได้มีการสรุปรายงานการประชุม และส่งให้ผู้ที่นำเสนอในที่ประชุม ตรวจสอบ ก่อนนำบันทึกในรายงานการประชุม เพื่อเสนอที่ประชุมรับรองในวันประชุม

ติดต่อเรา

งานบริหารทั่วไป คณะแพทยศาสตร์
มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
ชั้น 1 อาคารเรียนรวมราชนครินทร์
โทรศัพท์ : 053-945224
โทรสาร : 053-946223